INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Gentile Cliente

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, Rodan Srl la informa che i dati personali raccolti, con riferimento ai rapporti contrattuali instaurati, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra citata; in relazione ai suddetti trattamenti la scrivente fornisce le seguenti informazioni:

Dati Personali Raccolti
I dati personali raccolti/ comunicati, dietro suo libero ed espresso consenso, sono inerenti esclusivamente a:
- dati identificativi (per esempio: nome, cognome, indirizzo, telefono, fax, e-mail, etc...)
- dati fiscali (se richiesti a norma di legge - per esempio codice fiscale, partita iva etc...)

Il trattamento dei Dati suindicati, potrebbe riguardare previo suo espresso consenso, anche dati relativi alla sua salute (es. handicap fisico, per cui viene richiesta in fase di prenotazione una particolare tipologia di camera).
In queste ipotesi, il trattamento avverrà limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi, anche precontrattuali, relativi all’erogazione dei Servizi Alberghieri, nei limiti delle prestazioni e dei servizi da lei richieste in fase di prenotazione o nel corso del soggiorno presso la nostra struttura alberghiera.

Titolare del Trattamento dei Dati Personali (par. 1 lettere a, b)
Titolari autonomi del trattamento dei dati personali sono:
- Rodan Srl con domicilio eletto in Via Emanuele Filiberto 175 - 00185 Roma
- Best Western International Inc. come da separata informativa

Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO - Data Protection Officer) è stato conferito al Sig. Fabrizio Roscioli che può essere contattato al seguente indirizzo email: dpo@rhr.it

Finalità e Modalità del Trattamento (par. 1 lettera c)
Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti:
1. acquisire e confermare la sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori e per fornire i servizi richiesti;
2. adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (art. 109 R.D. 18.06.1931, n. 773);
3. adempiere agli obblighi amministrativi e contabili e fiscali correlati ai contratti di servizio e gestione organizzativa del rapporto contrattuale;
4. esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
5. per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili tramite appositi cartelli.

Solo previo Suo specifico e distinto consenso il Titolare del Trattamento potrà trattare i Suoi dati per ulteriori finalità di seguito descritte:
• espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno;
• conservazione delle generalità del cliente al fine di accelerare le procedure di registrazione in caso di successivi soggiorni
• invio di proposte e di comunicazioni commerciali a mezzo posta elettronica o SMS o fax, da parte del Titolare del Trattamento
• effettuare indagini di mercato e statistiche, marketing e referenze su comunicazioni pubblicitarie (stampa, radio, TV, internet, ecc.), preferenze sui prodotti; le comunicazioni potranno essere inviate direttamente dalla struttura o da una struttura consorziata per conto dello scrivente;

I dati personali saranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica, e inseriti nelle pertinenti banche dati cui potrà accedere esclusivamente il titolare e i suoi incaricati. Per quanto riguarda i dati trattati in forma elettronica, si sottolinea che sono state adottate tutte quelle misure di sicurezza appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell'interessato.

Eventuali Destinatari dei Dati (par. 1 lettere e, f)
In relazione alle finalità indicate nel paragrafo precedente, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti o alle categorie di soggetti sotto indicati:
• Studi di commercialisti riconosciuti relativi alla professione di assistenza alle aziende quando la comunicazione è dovuta per legge, oppure è nell'interesse del soggetto (persona fisica o giuridica);
• Studi di avvocati riconosciuti relativi alla professione di assistenza alle aziende quando la comunicazione è dovuta per legge, regolarmente incaricati a tale forma di trattamento nel pieno rispetto delle misure minime vigenti, oppure quando la comunicazione è nell'interesse del soggetto (persona fisica o giuridica);
• Società del gruppo;
• Forze di polizia per espletamento degli obblighi in materia di pubblica sicurezza.

Nella gestione dei suoi dati, inoltre, possono venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di persone autorizzate e/o esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state fornite specifiche istruzioni scritte circa il trattamento dei dati:
- dipendenti della società in qualità di “persona autorizzata”
- amministratori di sistema
- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico e delle reti di telecomunicazioni della Società
- consulenti della Società o altri soggetti che forniscono servizi connessi al Servizio Alberghiero, tra cui Best Western Italia S.C.p.A.

L’elenco completo dei responsabili del trattamento dei Dati è disponibile su richiesta, che potrà essere inoltrata al titolare del trattamento.

Trasferimento dei dati
Relativamente alla gestione delle prenotazioni, i suoi dati saranno trasferiti a Best Western International i cui server potrebbero essere ubicati al di fuori dell’Unione Europea. Best Western International ha adottato misure per garantire la conformità al GDPR.
Tutti gli altri dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.
Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea

Luogo del trattamento
I dati raccolti sono trattati presso la sede del Titolare del Trattamento e presso le sedi delle società del gruppo.

Periodo di Conservazione dei Dati (par. 2 lettera a)
Al termine della prestazione del servizio, i dati personali saranno conservati esclusivamente per scopi storici o statistici, in conformità alla legge, ai regolamenti, alla normativa comunitaria e ai codici di deontologia e di buona condotta sottoscritti ai sensi dell'articolo 40 del Reg. UE 2016/679, per un periodo come da normativa vigente (10 anni), oppure, nel caso non siano soggetti ad alcuna legge, per un periodo non superiore a cinque anni. Oltre tale periodo, i dati personali saranno conservati in forma anonima, oppure saranno distrutti.
Per quanto riguarda il trattamento per le finalità di marketing e per le finalità di analisi di mercatato e profilazione, i Dati sono trattati per non oltre 12 mesi dalla loro raccolta.
I dati di chi non acquista o usufruisce di servizi, pur avendo avuto un precedente contatto con dei rappresentanti dell’azienda, saranno immediatamente cancellati o trattati in forma anonima, ove la loro conservazione non risulti altrimenti giustificata, salvo che sia stato acquisito validamente il consenso informato degli interessati relativo ad una successiva attività di promozione commerciale o ricerca di mercato.

Diritti degli Interessati (par. 2 lettera b)
In relazione ai predetti trattamenti, l'interessato ha il diritto di chiedere l'accesso ai suoi dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre ad avere il diritto alla portabilità dei dati.

Diritto di Revoca del Consenso (par. 2 lettera c)
Se il trattamento si basa sul consenso, il titolare informa l'interessato che ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Diritto di proporre Reclamo (par. 2 lettera d)
Il titolare informa l'interessato che ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo.

Natura Obbligatoria o Facoltativa del Conferimento dei Dati (par. 2 lettera e)

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità sopra evidenziate relative all’erogazione dei Servizi Alberghieri e per adempiere ai fini di pubblica sicurezza; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità potrà determinare l’impossibilità dell’erogazione dei Servizi Alberghieri da lei richiesti e quindi l’impossibilità di ospitarla presso la nostra struttura ricettizia.
Il conferimento dei dati per ulteriori finalità di cui si richiede specifico consenso che potrà essere revocato in qualsiasi momento
ed il relativo trattamento, è da ritenersi facoltativo, l’eventuale rifiuto non comporterà alcuna conseguenza nell’erogazione del servizio richiesto.

Data

Roma lì, 28 maggio 2018